Jak ve Smurfit Westrock díky JOBce omezili tisk informačních materiálů o 90 %

Méně telefonátů, méně e-mailů, méně papíru. A přitom efektivnější komunikace se zaměstnanci.

Jak dostat důležité informace ke všem zaměstnancům, když každý využívá jiný komunikační kanál? A jak zajistit, aby se cestou neztratily nebo nezkreslily?

Přesně tyto otázky řešili ve společnosti Smurfit Westrock. Přestože měli interní komunikaci dobře nastavenou, množství různých kanálů znamenalo spoustu práce a ne vždy se informace dostaly ke všem.

S příchodem JOBky se mnohé změnilo. Tisk informačních materiálů omezili o 90 %, ubylo telefonátů i opakovaných dotazů a komunikace se zaměstnanci je dnes jednodušší a přehlednější.

Jak se jim podařilo tyto změny zavést, co je na JOBce nejvíce překvapilo a proč by ji nevyměnili?
O své zkušenosti se s námi podělila Miriam ze společnosti Smurfit Westrock.

Můžete nám krátce představit vaši firmu a čím se zabýváte?
Smurfit Westrock je světový lídr výroby udržitelných obalů na bázi papíru. Přímo náš výrobní závod v Žimrovicích je spíš menší a umístěný v malebném údolí řeky Moravice. Vyrábíme na 3 směny, většina zaměstnanců pracuje fyzicky ve firmě, ale část je samozřejmě na cestách, home office, část lidí funguje i „na telefon“. Když sleduji život a dění v jiných výrobních firmách, vnímám rozdíl nás jako výrobce rychloobrátkového zboží v kombinaci se zakázkovou výrobou, kdy jsou dodací lhůty v řádu dnů, a na jednotlivé kroky jsou to často jednotky hodin. Rychlost a spolehlivost v komunikaci je pro nás tedy extrémně důležitá.

S jakou situací nebo výzvou jste se na JOBku obrátili?
(Co jste potřebovali vyřešit? Co vás nejvíce trápilo?)
Ve výchozí situaci jsme měli vypracovaný poměrně dobrý způsob komunikace se zaměstnanci, aby se informace dostávaly ke všem lidem. Naráželi jsme ale na 3 hlavní bariéry: měli jsme různé komunikační kanály pro různé skupiny zaměstnanců, takže to bylo docela pracné, nepokryli jsme nikdy z důvodu absencí i zájmu o informace 100% příjemců, a občas došlo k deformaci nebo úplné ztrátě informace. Hledali jsme efektivnější způsob, jak dostat informace ke všem lidem, rychleji, ideálně oboustranně,  a nenadřít se u toho 😊.

Jak jste tuto situaci řešili před spoluprací s JOBkou?
(Co fungovalo a co naopak ne?)
Měli jsme spoustu komunikačních kanálů: firemní intranet, emaily, infotabule, tiskli jsme informace ke strojům, do jídelny, do jídelních koutů, kuřárny, máme firemní časopis,  dokonce Smurfit Westrock TV, informujeme prostřednictvím schůzek, odborové organizace…. A samozřejmě telefony, messengery. Variantu komunikace, resp kombinaci různých kanálů, jsme volili dne druhu informace, kterou jsme potřebovali do organizace dostat.  Mnoho jich stále využíváme, ale více cíleně a účelově.

Proč jste si nakonec vybrali právě JOBku?
Protože řešila naši potřebu.

Jak spolupráce probíhala a co vás během ní nejvíce překvapilo?
Kromě super lidí😊? Když vezmu v úvahu, že rychlost, spolehlivost a dobrý poměr cena-výkon jsem očekávala, překvapil mě neustálý rozvoj a posun.

Co se díky spolupráci změnilo?
(Jaké výsledky, zlepšení nebo přínosy dnes vnímáte? Ideálně i konkrétní příklad nebo číslo.)
Nemám bohužel k dispozici statistiky, ale klesl počet opakovaných dotazů, tisk materiálů za účelem informovanosti jsme omezili o 90%, mnohem méně za účelem informovanosti telefonujeme, méně píšeme… Méně se stává, že někdo někam nepříjde, něco nepřinese, něco neudělá. Myslím, že i mistři mají méně zpráv a rozstříštěné komunikace s lidmi kolem směn, absencí, schvalování dovolených a dalších agend. Podstatný je i kvalitativní dopad, informace se dostává k lidem tak, jak ji vypouštíme, i mnoho informací z porad pak krátce komunikujeme přes Sdělení, pro zachování jasnosti a jednotnosti výkladu.

Miriam, děkujeme za otevřené sdílení zkušeností a důvěru, kterou do JOBky vkládáte.
Těší nás, že vám pomáhá zjednodušovat každodenní komunikaci, šetřit čas i papír a především dostávat důležité informace k vašim zaměstnancům.

A jak sama Miriam říká: „Osmdesátky bych za nic nevyměnila, ale JOBka už by mi v nich zpětně chyběla!“ 🩷